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05 déc. 2016

Coulisses

Portrait

Nathalie Lavaud 

Chargée de dossiers Accueil Congrès

Votre interlocutrice dédiée à la gestion des hébergements et inscriptions de vos congressistes

Un encadrement sur-mesure des participants

L'organisation d'un événement entraîne une importante logistique, notamment celle liée à l'hébergement, tout particulièrement dans le cas des congrès. Le choix d'une destination est implicitement lié à la capacité du parc hôtelier disponible.
Certains congrès, d'envergure nationale ou internationale, peuvent rassembler plusieurs milliers de personnes.

Il est donc primordial de pouvoir proposer des hébergements, à proximité de l'événement, répondant à tous les cahiers des charges. La métropole bordelaise, avec ses 7 500 chambres en centre ville et périphérie proche, dispose d'une grande variété d'hôtels, de 1 à 5 étoiles, qui permet de satisfaire tous les budgets et toutes les demandes.

Bordeaux offre 1 280 chambres sur le quartier de Bordeaux Lac à proximité immédiate, 5 minutes à pied, du Palais des Congrès et du Parc des Expositions.

Le tramway, aux portes du quartier du lac, du Palais des Congrès et du Parc des Expositions, permet de rejoindre le centre-ville de Bordeaux en moins de 20 minutes.

Avec son service Hébergement et Inscriptions, Bordeaux Events accompagne les organisateurs dans la sélection et la réservation d'hébergements, ainsi que dans la gestion des inscriptions des congressistes.

Après une expérience de 9 ans dans l'Hôtellerie, et 3 ans dans la Banque et le recouvrement, Nathalie Lavaud a intégré en 2004 le pôle accueil d'événements de Congrès et Expositions de Bordeaux, développé sous la marque Bordeaux Events.Au sein de l'équipe, elle occupe le poste de « Chargée de dossiers Accueil Congrès », où elle se concentre sur la gestion des hébergements et inscriptions des congressistes.

Pour l'hébergement, Nathalie est l'interlocutrice principale des organisateurs souhaitant s'assurer de la disponibilité hôtelière lors de leurs événements, et proposer à leurs participants ce service. En fonction du cahier des charges établi avec le client, elle s'occupe de la sélection et pré-réservation des chambres. Elle négocie des tarifs très attractifs avec ses contacts privilégiés du réseau hôtelier bordelais, gère l'affectation des chambres, et également la partie comptable (suivi des acomptes et du règlement des factures). Pour faciliter les réservations, un système de formulaire dématérialisé est mis en place.

Pour les inscriptions, Nathalie accompagne les organisateurs dans la gestion des congressistes afin de faciliter les inscriptions et activités du programme social. Une plateforme d'inscription, avec un formulaire sur-mesure, est mise à la disposition des congressistes pour faciliter les échanges et la gestion. Nathalie assure l'accueil des participants sur l'événement.

Avec plus de 10 ans d'expérience, Nathalie a acquis une réelle expertise de l'offre hôtelière territoriale et de la gestion des congressistes.

Quelques événements emblématiques pour lesquels nous gérons, ou avons géré, les hébergements et inscriptions :

  • Echo Cardio Bordeaux, congrès bisannuel - 700 à 800 participants
  • Convention APM 2017 - 3 000 congressistes
  • 15ème Symposium International des Feux d'artifice – 370 participants compétiteurs (durée de 8 à 10 nuits)

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