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17 juil. 2020

Coulisses

REGARDS DE PROS

Interview croisée

Catherine Neumann, TERRES & Cie, et Charlotte Caliouw, AU-DELA Événement nous expliquent pourquoi et comment organiser un événement d'entreprise post-covid.

Motiver et fédérer avec un événement d'entreprise dès la rentrée 

Rencontre croisée avec Catherine Neumann, co-fondatrice et directrice associée de TERRES & Cie, et Charlotte Caliouw, fondatrice et directrice projets chez AU-DELA Événement.

Dans le contexte post Covid où planent encore de nombreuses incertitudes sur le fait de se rassembler, malgré la mise en place d'un protocole sanitaire strict, nous avons souhaité recueillir les conseils des professionnels de l'événementiel.

Chez Bordeaux Events, nous recevons près de 150 événements d'entreprise chaque année ;  séminaires, team building, assemblées générales, réunions, soirées et cocktails. Afin de permettre à nos clients de réunir de nouveau leurs équipes et partenaires, nous avons pris toutes les mesures sanitaires qui s'imposent. Nous travaillons de concert avec les organisateurs pour relancer dès la rentrée ses rencontres qui sont nécessaires à la vie et au développement de nos entreprises.

Catherine Neumann [TERRES & Cie] et Charlotte Caliouw [AU-DELA Événement], se sont prêtées à notre exercice de questions-réponses. Elles nous expliquent pour quelles raisons et comment organiser un événement d'entreprise à la rentrée.

Pourquoi organiser un événement d'entreprise à la rentrée ?

Nos interlocutrices ont distingué les événements internes, avec les collaborateurs, des événements externes organisés avec les clients, prospects et partenaires.

  Catherine : En interne, il s'agit de remotiver les équipes en présentant une perspective d'avenir pour 2021. Ces deux derniers mois ont été compliqués, il est essentiel de redonner espoir à ses collaborateurs, mais aussi de les rassurer en communiquant sur les mesures mises en place pour assurer leur sécurité.

 

  Charlotte : La cible interne constitue 80 % de notre activité. À mon sens, organiser un événement d'entreprise à la rentrée permet 3 choses : faire en sorte que les équipes se retrouvent après une longue période pendant laquelle ils ont été « coupés du monde » ; clarifier la situation pour l'avenir, expliquer l'organisation et fidéliser les collaborateurs ; et enfin recréer une énergie, afficher une position de volontarisme.

Les collaborateurs ont besoin de se voir après des semaines de réunion en visio qui ne permet pas toujours d'être audible.

 

  Catherine : À l'externe, organiser un événement permet de montrer la bonne santé de la société auprès de ses clients. Il est important de leur témoigner une présence active et de les informer que l'entreprise est prête à repartir. Donner envie de retravailler ensemble, retisser la confiance.

 

  Charlotte : Organiser une manifestation est approprié pour signaler à ses clients et partenaires que la société est toujours là, que les dirigeants et les équipes ont réfléchi ensemble à l'avenir et aux possibilités d'évolution. C'est une opportunité de présenter sa stratégie de rebond.

 

Quel format privilégier ? 

  Catherine : Dans un premier temps et sur le court terme, je conseille de privilégier les rencontres brèves afin de reprendre contact avec les collaborateurs et les clients. Cela peut se faire sous la forme d'un cocktail, afterwork ou déjeuner. Avec ces formats la convivialité et la bonne humeur sont au rendez-vous.

 

Ensuite et pour se projeter un peu plus loin dans le temps, vers octobre, il est possible d'organiser des séminaires et rencontres sur 1 ou 2 journées. À titre d'exemple, nous accompagnons une entreprise régionale qui, pour fêter ses 10 ans cette année, avait prévu un voyage à Marrakech. Au dernier moment, changement de programme et de perspective !

Le nouveau projet est découpé en deux événements. Dans un premier temps, nous avons organisé un dîner avec les collaborateurs en juin pour marquer le coup. Dans un second temps, une
rencontre sur 2 jours est prévue en septembre, vers une destination nature dans un lieu atypique sur la côte Atlantique.

Nous observons de plus en plus cette volonté de se rapprocher de la nature, de réunir ses équipes autour d'un événement qui fait sens, et l'envie de redécouvrir ce que l'on a autour de soi.

 

  Charlotte : Le format dépend de plusieurs choses : l’événement, la taille de la structure, le nombre de collaborateurs, etc. Pour les structures qui souhaitent préparer un événement de rentrée, sous forme de séminaire de motivation, et qui ont des équipes aux quatre coins de l'hexagone, il est possible d'imaginer un concept hybride. Ce que nous préparons pour un client avec 10 sites mobilisés pour un événement commun.

L'événement se déroule sur 48h : d'abord, une première partie formelle avec une plénière live suivie depuis les différents bureaux de l'entreprise, puis un second temps d'animation réparti lui aussi sur plusieurs sites. Les équipes d'encadrement font le déplacement vers leurs sites délocalisés. Jusqu'à cet automne, les team building en extérieur sont à privilégier car ils permettent de facilement respecter la distanciation physique et sont particulièrement conviviaux.

 

  Catherine : Il est possible de travailler dès maintenant sur des événements de plus grande envergure comme les congrès, pour lesquels un mix entre présentiel et digital peut être envisagé. Cette solution semble pertinente pour ne pas impacter le nombre de participants. Le concept du phygital consiste à garder le format de base, tout en amenant l'événement à l'extérieur. Les participants non présents peuvent regarder les conférences et participer à des ateliers depuis leur bureau notamment grâce à un système de live streaming ou des virtuals rooms.

Cependant, un point de vigilance est à retenir en ce qui concerne les événements 100% digitaux. Organiser une rencontre uniquement digitale prend du temps et peut rapidement se révéler onéreux du fait des contraintes financières et techniques. Nous avons déjà eu des clients qui ont fait marche arrière une fois avoir pris en compte ces éléments.

 

  Charlotte : Pour l'instant nous privilégions les réunions en présentiel en petits comités, ou les rencontres segmentées (comme présenté précédemment) avec un découpage de l'équipe et la reproduction d'un même événement sur plusieurs jours.

 

Et concrètement, côté organisation, on fait comment ? 

  Charlotte : En ce qui concerne l'organisation, une attention particulière est portée aux mesures sanitaires bien entendu. Chaque lieu applique le protocole à sa manière, avec des règles plus ou moins strictes. Il est donc important de se renseigner et d'anticiper ces réglementations, qui peuvent représenter un surcoût sur la facture finale. Il est également nécessaire d'informer au préalable l'ensemble
des collaborateurs.

 

  Catherine : Le plus simple est de faire appel à une agence événementielle bien sûr ! Nous avons l'avantage de proposer un interlocuteur unique pour l'organisation complète d'une manifestation. Un gage de simplicité et de fiabilité ! Une agence aura une vision transversale des différents prestataires, mais également une capacité à négocier du fait de son expérience sur le terrain. Ce qui n'est pas négligeable dans la période.

Nous avons une connaissance parfaite des précautions sanitaires et de l'avancée des mesures gouvernementales. Avoir recours à une agence vous permettra d'organiser votre événement d'entreprise en toute sécurité et en économisant un temps précieux. 

 

Avez-vous une actualité à nous communiquer ?

  Catherine : Actuellement chez TERRES & Cie nous travaillons sur l'élaboration et le lancement de nouvelles offres team building, avec des produits conçus en interne.

D'abord, une offre in-door sous forme d'escape game digital et d'enquête policière virtuelle. Ensuite, une offre d'animations en extérieur dans une logique de RSE. Nous souhaitons proposer des rallyes « colibri », une activité interactive et ludique qui a du sens. Un rallye colibri est une animation team building qui s'appuie sur la logistique d'un rallye, auquel s'ajoute des actions solidaires concrètes comme par exemple le ramassage de déchets.

Un événement à double impact : sur l'environnement et sur les collaborateurs !

Dans cette volonté de développer des actions éco-responsables, nous collaborons notamment avec l'association nationale Reforest'action.

 

  Charlotte : En ce qui nous concerne, chez AU-DELA Événement nous sommes mobilisés sur plusieurs projets clients notamment sur un événement d'entreprise international et hybride. Initialement prévu en octobre 2020 en présentiel, il a été transformé pour mixer du présentiel et du numérique (l'événement 100% présentiel est reporté à 2021). Plus de 150 collaborateurs dans une dizaine de pays (répartis sur tous les continents) seront réunis pour une plénière en direct et des modules d'ateliers. Pour répondre aux contraintes de décalage horaire, la plénière sera enregistrée en amont en studio. Notre rôle dans l'organisation de cet événement est de conseiller le client pour la mise en place et la coordination de l'événement. Nous sommes également en charge de la dynamisation des contenus, afin que ces derniers soient fluides pour tous les participants.

À propos

TERRE & Cie est une agence réceptive et événementielle basée à Biarritz et Bordeaux. Son équipe se constitue de 11 personnes qui oeuvrent au quotidien pour produire des programmes sur mesure pour vos événements d'entreprises.

 

AU-DELA Événement, installlée à Bordeaux, met un point d'honneur à accompagner ses clients dans la réalisation de leurs événements d'entreprises en respectant leur identité, histoire et valeurs.

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